Visitatie en de commissaris
De commissaris in het visitatieproces
In het visitatieproces zijn verschillende taken en rollen weggelegd voor u als commissaris. Hieronder wordt het visitatieproces aan de hand van de zeven stappen in het visitatieproces uitgewerkt, met suggesties voor uw betrokkenheid.
1. Voorbereiding door de RvC
Daar waar de corporatie zich als geheel voorbereidt op de visitatie, kan (ook) de RvC:
- Kennis nemen van de methodiek van visitatie en de daarvoor benodigde informatie (Handleiding Methodiek Maatschappelijke Visitatie).
- Eventueel gebruikmaken van visitatierapporten van reeds gevisiteerde corporaties. Ze staan openbaar op de website van SVWN.
- Terugkijken op hetgeen is gebeurd met de uitkomsten van de vorige visitatie. De visitatiecommissie zal dit ook doen.
- Op basis van een inhoudelijke oriëntatie de verwachtingen ten aanzien van de visitatie binnen de RvC en met de bestuurder goed doorspreken. Bespreekt u daarbij hoe belanghebbenden van de corporatie te informeren en betrekken. Besteed ook aandacht aan wanneer de visitatie plaatsvindt en houd daarbij rekening met andere activiteiten van de corporatie, zoals het opstellen van een ondernemingsplan.
- Vooraf afspreken hoe de verantwoordelijkheden van bestuurder en RvC gedurende het visitatietraject vorm krijgen in taken en rollen.
2. Offerte en selectie visiterend bureau
Het verdient aanbeveling om als RvC:
- Samen met de bestuurder te bepalen wat criteria zijn waarop een bureau en zijn plan van aanpak geselecteerd worden. Aandachtspunten zijn o.a. de onafhankelijkheid van het visiterend bureau en de visitatoren ten opzichte van de corporatie – een harde eis waar ook het visiterende bureau op toeziet –, de samenstelling van de visitatiecommissie, de werkwijze en uiteraard praktische zaken als planning en de kosten.
- Een of meer van de geaccrediteerde bureaus uit te nodigen een plan van aanpak en offerte te presenteren. Bij die presentatie zijn RvC-vertegenwoordigers en de bestuurder aanwezig.
- Samen met de bestuurder het bureau dat de visitatie uitvoert te kiezen. Als de bestuurder en de RvC akkoord gaan met de offerte betekent dit dat de corporatie de gevraagde informatie zal verstrekken, de (financiële) verplichtingen nakomt en instemt met de voorgestelde werkwijze en planning.
3. Uitvoering visitatie
De RvC kan hier betrokken zijn:
- Door erop toe te zien dat de corporatie adequaat wordt gepositioneerd in de position paper en dat de juiste belanghebbenden goed geïnformeerd worden betrokken in de visitatie.
- Door het gesprek met de visitatiecommissie aan te gaan over alle onderdelen van de visitatie, maar in het bijzonder over de interne en externe governance van de corporatie. Zeker zal aandacht worden besteed aan het functioneren van het intern toezicht en de RvC zelf. Het verdient daarom aanbeveling dat de RvC de betreffende visitatieparagraaf (par. 8.4 uit de Handleiding Methodiek) vooraf doorneemt, zodat bekend is waarop de visitatiecommissie let. De Raad kan het gesprek met de visitatiecommissie ook benutten als extra handvat voor toezicht op het bestuur van de corporatie.
4. Rapportage
Hier wordt actie van de RvC aanbevolen:
- Bij de bespreking van het (concept)eindrapport met de visitatiecommissie samen met het bestuur reageren op feitelijke onjuistheden of omissies, maar niet tornen aan het oordeel van de visitatiecommissie.
5. Reactie corporatie
Deze stap vereist actie van de RvC samen met de bestuurder:
- Het bestuur en de RvC bepalen hun standpunt naar aanleiding van het visitatierapport en geven hun zienswijze weer in een bestuurlijke reactie/zienswijze RvC, waarin zij aangeven hoe de corporatie de verbeterpunten ter hand neemt, inclusief eventuele verbeterpunten ten aanzien van het eigen functioneren van de RvC.
6. Publicatie
Hier is geen actie van de RvC aan de orde.
7. Bespreking met belanghebbenden
Deze stap vraagt een grote betrokkenheid van de RvC:
- De RvC kan actief deelnemen aan het gesprek met belanghebbenden over de visitatieuitkomsten, de bestuurlijke reactie en het eigen functioneren. Het is voor de RvC bij uitstek een gelegenheid om te werken aan de eigen maatschappelijke verantwoording en legitimatie.
- De RvC kan afspraken maken met het bestuur over hoe de uitkomsten en de daaruit gedestilleerde verbeter- en/of aandachtspunten van de visitatie op te pakken en de uitvoering te bewaken. Zorg binnen de RvC voor momenten waarop de voortgang van verbeterpunten voor de RvC zelf worden besproken. Rapporteer in het jaarverslag over de uitvoering van de vastgestelde verbeterpunten en het toezicht daarop.
WonenBreburg:
meer dan een verplicht nummer
Wij zijn van mening dat visitaties niet zijn gevraagd omdat het een verplichting uit de code of zoals nu de wet betreft, maar omdat door een professionele aanpak een objectief beeld over ons wordt geschetst zoals anderen ons zien en onze prestaties waarderen. Het zelfbeeld is immers niet altijd gelijk aan het beeld dat een ander heeft. Ook de verbeterpunten en de aandacht voor wat goed gaat komen aldus helder naar voren.
Belangrijk onderdeel van het proces is dat het een gezamenlijk traject van RvC en bestuur betreft, bij de selectie, bij de start bijeenkomst en aan het eind van het traject. Daarnaast hebben RvC en bestuur los van elkaar gesprekken met de commissie.
De RvC krijgt aldus een onafhankelijk oordeel over het eigen functioneren en dat van de corporatie en kan toetsen of de informatie waarover de visitatiecommissie kan beschikken strookt met de eigen kennis daarvan. Dit is een zinvolle aanvulling op de informatie die de Raad verkrijgt door de 360 graden beoordeling van het bestuur, de contacten met de ondernemingsRaad, de huurders organisatie en andere stakeholders almede met de externe toezichthouders. Er is volstrekte openheid jegens de visitatiecommissie en toegang tot alle stukken en archieven wordt toegezegd, ik zie niet hoe het anders zou kunnen.
De RvC wil niet op de stoel van het bestuur zitten maar wel door informatie en ophalen van kennis nauw betrokken zijn bij de activiteiten van de corporatie, de wijze waarop en door wie invulling wordt gegeven aan de opgave. Daarbij is goed toegepast extern toezicht ook wenselijk ook al omdat allen in de branche door een aantal collegacorporaties in diskrediet zijn gebracht wat bij een betere structuur van extern en intern toezicht wellicht (voor een belangrijk deel) voorkomen had kunnen worden. De uitkomst van de laatste visitatie was dat ook kennis kon worden genomen van opvattingen en commentaren van stakeholders die ons anders niet of niet rechtsreeks zouden hebben bereikt.
Voor de voorzitter van de RvC is hier geen specifieke rol weggelegd, het is een collegiale verantwoordelijkheid van alle leden van de RvC om betrokken te zijn. Het proces is begeleid door een delegatie van de Raad, onder wie de voorzitter. Via het bestuur is de Raad regelmatig geïnformeerd over de voortgang en de Raad heeft bij de visitatiecommissie geverifieerd of de gewenste medewerking ook daadwerkelijk door de organisatie werd verleend.
De uitkomst van de visitatie zal richting de stakeholders worden gecommuniceerd en op de website worden gepubliceerd. Wij verwachten dat in de komende overleggen met stakeholders hier verder positieve invulling aan zal worden gegeven. Uiteraard is dit de eerste taak en verantwoordelijkheid van het bestuur waar de RvC op zijn beurt op toeziet.
Herman Touw, voorzitter RvC WonenBreburg
WonenBreburg: meer dan een verplicht nummer
Lees hoe WonenBreburg de rol van de RvC ziet ›