Visitatie
Uitvoering visitatie
Visitaties worden uitgevoerd door een visitatiecommissie. Zij worden samengesteld door een van de visiterende bureaus die door SVWN zijn geaccrediteerd om visitaties te mogen uitvoeren. Om voor accreditatie in aanmerking te komen, moeten bureaus voldoen aan de criteria van onafhankelijkheid en kwaliteit. Iedere vier jaar of zo vaak als nodig is onderzoekt een Accreditatiecommissie of een bureau aan de criteria voldoet. Bureaus zijn zelf verantwoordelijk voor (het onderhouden van) de kwaliteit van hun visitatoren. SVWN organiseert daarnaast tweemaal per jaar een masterclass voor visitatoren.
Werkwijze visitatiecommissies
De visitatiecommissies werken op basis van de Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties. Voor alle onderdelen van de methodiek geldt dat de corporatie haar presteren en functioneren voor de visitatiecommissie aantoonbaar, beredeneerd, moet kunnen verantwoorden. Dit geschiedt op basis van gesprekken en aan de hand van (management- en beleids)documenten, verslagen van vergaderingen van bestuur en RvC en van bijeenkomsten met belanghebbenden, relevante omgevingsrapporten en/of de verwerking daarvan in eigen documenten.
Van belang is dat de visitatiecommissie veel aandacht geeft aan “het verhaal achter de cijfers en feiten”. Welke - onderbouwde - visie heeft de corporatie op haar huidige en toekomstige mogelijkheden in relatie tot haar maatschappelijke prestaties, welke keuzes worden daarin gemaakt en verantwoord? En hoe zorgt de corporatie dat de gemaakte keuzes, plannen en afspraken ook worden gerealiseerd en gemonitord. Met andere woorden, voldoet de corporatie niet alleen op papier aan de criteria maar handelt ze daar ook in de praktijk naar? En wordt, omgekeerd, de praktijk (en de daar gemaakte keuzes) ook verantwoord en vastgelegd? Daarbij moet het voor de lezer van het visitatierapport helder zijn hoe de visitatiecommissie tot haar oordeelsvorming is gekomen.
Van belang is verder dat de visitatiecommissie bij de start, gedurende en aan het einde van het visitatieproces reflectie organiseert. Dit gebeurt door de bestuurder bij de start van de visitatie een ‘position paper’ te laten schrijven. Deze wordt gedurende het visitatieproces getoetst in de gesprekken en aan de hand van de verstrekte informatie. Reflectie wordt ook bevorderd door het opstellen van een recensie waarin de visitatiecommissie haar integrale oordeel over de maatschappelijke prestaties en verwachtingen voor de toekomst uitspreekt. Daarbij legt de visitatiecommissie het accent op de sterke punten en de verbeterpunten van de corporatie. Tot slot speelt de bestuurlijke reactie van bestuur en RvC van de corporatie een rol in de reflectie.
Een belangrijk punt binnen de visitatie is het informeren en betrekken van belanghebbenden in het visitatieproces, van voorbereiding tot en met nazorg. Het is immers een maatschappelijke visitatie.
LEKSTEDEwonen: heel tevreden over de visitatie
Lees hoe de voorzitter RvC LEKSTEDEwonen Vianen de visitatie heeft ervaren ›
Woningstichting Servatius: een goede voorbereiding is het halve werk
Lees over de waarde van de quickstart ›
Visiterende bureaus
De keuzemogelijkheid die corporaties hebben ten aanzien van het visiterende bureau vormt een belangrijk kenmerk van het visitatiestelsel.
Deze geaccrediteerde visiterende bureaus zijn gehouden aan dezelfde visitatiemethodiek, maar kunnen op aspecten van elkaar verschillen. Dit biedt de mogelijkheid een bureau te kiezen dat het beste bij de situatie en/of de ambitie van de corporatie past. Relevante keuzeaspecten voor corporaties zijn onder meer:
- Het profiel en de specifieke expertise van het bureau, bijvoorbeeld op governance, volkshuisvesting of financiën.
- De werkwijze van het bureau, zoals de wijze waarop belanghouders in de visitatie worden betrokken.
- De wijze waarop het bureau visitatoren rekruteert en visitatiecommissies formeert. Dit is mogelijk vanuit de eigen organisatie en/of uit een externe pool van visitatoren.
- De kosten van de visitatie. De ervaring leert dat de kosten van een visitatietraject sterk kunnen variëren en afhankelijk zijn van omvang en werkgebied van de corporatie. Ook de werkwijze van de visiterende bureaus en de zelfwerkzaamheid van een corporatie vormen belangrijke factoren.
LEKSTEDEwonen:
heel tevreden over de visitatie
Wij zijn zijn heel tevreden over de visitatie. De wijze waarop de visitatiecommissie zich in de enorme stapel documentatie heeft verdiept verdient alle lof. Maar ook over de wijze waarop zij de interviews heeft gehouden, zowel met de belanghebbenden als met ons als RvC: een open gedachtewisseling waarbij het over de inhoud ging en met de noodzakelijke kritische benadering van hun kant. Dat heeft geresulteerd in een aantal kanttekeningen in ons functioneren die voor ons als bijzonder waardevol zijn ervaren en die ook geleid hebben tot een aantal actiepunten die door ons als Raad op hun realisatie in de afdelingen alsook bij onszelf nauwlettend zullen worden gevolgd.
Waar wij blij mee zijn is dat er t.o.v de vorige visitatie een grote vooruitgang is geboekt maar dat zal niet betekenen dat we op onze lauweren zullen gaan rusten. De “bewonderpunten” zullen we koesteren en met de “verwonderpunten” gaan we aan de slag.
Henk van der Bruggen, voorzitter RvC LEKSTEDEwonen Vianen.
Woningstichting Servatius:
een goede voorbereiding is het halve werk
In 2015 is Woningstichting Servatius voor de tweede maal gevisiteerd. Als voorbereiding op deze visitatie hebben we een ‘quickstart visitatie’ bij Servatius uitgevoerd. De quickstart is bedoeld om corporaties voor te bereiden op de visitatie. Enerzijds door met elkaar stil te staan bij het instrument en de methodiek, maar met name om een goed beeld te krijgen waar de corporatie op dit moment staat en wat de visitatie in het verlengde hiervan moet opleveren. Resultaat was een beknopt plan van aanpak om in voorbereiding naar de visitatie 2015 de puntjes op de ‘i’ te zetten. Hierdoor was Servatius in staat om sterk voor de dag te komen bij de visitatie. Aandachtpunten waren m.n. actualisatie van het ondernemingsplan aan wet- en regelgeving, nieuw beleid en initiatieven in de regio; en het opstellen van een toezichtsvisie i.c.m. een toetsingskader. De resultaten van de quickstart zijn ook met de Raad van Toezicht (RvT) van Servatius besproken.
In 2015 is de visitatie bij Servatius uitgevoerd. De voorzitter van de RvT heeft een actieve rol gespeeld bij de selectie van het visiterend bureau. In nauw overleg met de directeur-bestuurder is opdracht verleend. Tevens hebben twee afgevaardigden van de RvT (voorzitter + lid) deelgenomen aan de startbijeenkomst, de bespreking van het conceptrapport en een stakeholdersbijeenkomst, waarbij Servatius haar stakeholders geïnformeerd heeft over de resultaten van de visitatie. Daarnaast is, als onderdeel van het visitatietraject, een gesprek met de voltallige RvT gevoerd. De resultaten van de visitatie worden door de directeur-bestuurder meegenomen bij het opstellen van een nieuw ondernemingsplan.
De stakeholdersbijeenkomst (presentatie resultaten) en persoonlijke benadering van het bureau hebben de visitatie ‘kleur’ gegeven. De resultaten van de visitatie zijn voor de RvT herkenbaar en doorgaans een bevestiging van zaken die al op ons netvlies stonden. Zo kwam bijvoorbeeld uit de visitatie naar voren dat van de interne toezichthouder een terugtredende beweging wordt gevraagd aangaande operationele en tactische processen. De RvT is van mening dit past bij de volgende levensfase van Servatius en is deze weg reeds ingeslagen.
Marijke Clerx, voorzitter RvT Servatius