Visitatie en de commissaris
Opbrengsten in het dagelijks werk
Visitatie biedt u en uw Raad een extra handvat voor toezicht op het bestuur, een toets op de governance van de corporatie - inclusief het eigen functioneren van de Raad -, een bijzondere aanleiding voor het onderhouden van de relatie met belanghebbenden én een ideale gelegenheid voor een ‘goed, openhartig en spiegelend gesprek’ met een commissie van wijze mensen.
Opbrengsten van visitatie voor de RvC
In algemene zin kan visitatie veel opleveren voor de de Raad en zijn leden:
- Feedback over uw functioneren: De RvC krijgt feedback met aandachts- en verbeterpunten voor het eigen functioneren.
- Maatschappelijke verankering: Visitatie geeft de RvC zicht op verwachtingen en oordelen van belanghouders en biedt tevens gelegenheid voor dialoog met belanghouders.
- Houvast en focus voor intern toezicht: Visitatie levert informatie op over het integrale maatschappelijk presteren en functioneren van – het bestuur van – de corporatie, met belangrijke aandachtspunten voor governance en intern toezicht in de komende periode.
Aanknopingspunten in governance en intern toezicht
Naast deze algemene opbrengsten levert visitatie u als commissaris tal van aanknopingspunten op voor het goed functioneren als intern toezichthouder. Op de diverse momenten in de governancecyclus van de corporatie en de Raad komen deze naar voren.
1. Samenstelling en ontwikkeling RvC
Bij de samenstelling van de RvC, inclusief de werving en selectie van nieuwe commissarissen, kan visitatie van betekenis zijn:
- Een visitatie(rapport) kan input bieden voor de wettelijk verplichte fit- & propertest.
- Een visitatie(rapport) biedt bouwstenen voor de opleidingsagenda van de Raad.
- Een potentiële commissaris kan zich aan de hand van een visitatierapport prima oriënteren op (de governance van) een corporatie.
2. Toezichtsvisie
Visitatie, in het bijzonder de beoordeling van de governance van de corporatie en daaraan eventueel verbonden leer- en verbeterpunten, kan waardevolle input leveren bij het opstellen van een (actuele) toezichtsvisie van de Raad.
3. Toekomstagenda RvC en intern toezicht
Visitatie, in het bijzonder de aanbevelingen vanuit de visitatie en de daaraan verbonden leer- en verbeterpunten, biedt een belangrijke bron bij het opstellen van de agenda voor intern toezicht voor de komende vier jaren.
4. Toetsingskader strategisch beleid corporatie
De beoordeling van maatschappelijke prestaties vanuit verschillende perspectieven en de aanbevelingen in het visitatierapport vormen belangrijke aanknopingspunten voor de maatschappelijke positionering van de corporatie, de formulering van het ondernemingsbeleid (ondernemings- en jaarplan) en de toetsing daarvan door de Raad.
5. Zelfevaluatie RvC
De (verslagen van de) zelfevaluaties van de Raad vormen een belangrijke bron voor beoordeling van het functioneren van de Raad en van de governance als geheel. Andersom levert een visitatie – in het bijzonder het gesprek met de visitatiecommissie – bouwstenen op voor een (zelf)evaluatie van de Raad.
6. Maatschappelijke verantwoording en dialoog met belanghebbenden
Behalve voor de corporatie als geheel, biedt visitatie ook de RvC zelf gelegenheid tot het afleggen van verantwoording aan en een goed gesprek met belanghebbenden. Visitatie levert een bijdrage aan de aanspreekbaarheid van de Raad en kan leiden tot gesprekken met belanghebbenden, een controller en met vertegenwoordigers van instituten van extern toezicht die anders mogelijk niet zouden hebben plaatsgevonden. En deze gesprekken kunnen informatie opleveren die anders mogelijk niet was verkregen.
7. Reflectie in het reguliere functioneren
In de dagelijkse praktijk van een RvC is niet altijd voldoende tijd voor reflectie. Visitatie biedt daartoe bij uitstek gelegenheid, bij de voorbereiding (positionering), gedurende de visitatie (het gesprek met de visitatiecommissie) en achteraf (bij de ontvangst van het rapport en het opstelen van de bestuurlijke reactie, bij het opstellen van een leer- en verbeterplan en in de dialoog met belanghebbenden).
AlleeWonen: leren van visitatie
Lees over de rol van governance in het visitatietraject ›
AlleeWonen:
leren van visitatie
Als voorzitter van de RvC van AlleeWonen ben ik betrokken geweest bij twee visitaties. In beide gevallen ben ik als voorzitter betrokken geweest bij de selectie van het bureau dat de visitatie zou uitvoeren. Op een voorselectie door de bestuurder heb ik, samen met de bestuurder en met secretariële ondersteuning, met drie bureaus het gesprek gevoerd. Kennis, ervaring en de persoonlijke ‘klik’ blijken in zo’n geval belangrijk. Alle bureaus die op dit moment visitaties doen zijn competent, de wijze van acteren is onderling verschillend maar niet veel. Het is het team van visitatoren die de juiste inhoudelijke en persoonlijke combinatie met de corporatie laten ontstaan.
In het traject van de visitatie is steeds een belangrijk onderdeel dat van de governance geweest. Met individuele leden is gesproken maar ook met de RvC als geheel. De resultaten van de visitatie zijn door ons als RvC serieus genomen. Overigens niet alleen door ons maar ook zeker door de bestuurder en directieteam. Het visitatierapport wordt besproken in de vergadering van de RvC en aanbevelingen die zijn geformuleerd worden overgenomen dan wel als opdracht die te vertalen in acties, aan de bestuurder meegegeven. Bekeken wordt op welke wijze het visitatierapport aanleiding geeft op enigerlei wijze onze directe prestaties te verbeteren dan wel de strategie aan te passen.
Naar mijn mening kan een visitatie alleen lonend zijn wanneer je bereid bent iets met de uitkomsten te doen. ‘Kennis nemen van’ is niet genoeg. Het levert input voor de bestuurder, directieteam, OR, medewerkers en RvC. In alle gevallen is er bij AlleeWonen die bereidheid, daar hoeft niet om gevraagd, die is er. Voor de RvC betekent het ook dat het rapport onderdeel uitmaakt van onze evaluatie. Punten van kritiek trekken we ons aan en waar mogelijk wordt een verbeterslag gemaakt dan wel een leertraject ingezet. Een visitatietraject kost veel tijd en inzet van de organisatie, bestuur, medewerkers en RvC. Ik ben van mening dat die inzet van tijd, meerwaarde oplevert voor alle deelnemers in het proces. Als organisatie moet je bereid zijn te leren van de positieve en negatieve kritiekpunten. Dat is goed voor de organisatie, ons woningbezit en goed voor onze huurders!
Pauline Bouvy-Koene, voorzitter RvC AlleeWonen