Visitatie
Visitatiemethodiek
Visitaties vinden plaats op een gestructureerde manier aan de hand van de Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties, zoals is vastgesteld door SVWN en gepubliceerd is op haar website. In de handleiding bij de methodiek staan criteria, normen en handvatten voor een zo eenduidig mogelijke beoordeling in cijfers.
De methodiek is in de loop van ruim vijftien jaar ontwikkeld en van tijd tot tijd aangepast. De ontwikkeling van de methodiek is de verantwoordelijkheid van het bestuur van SVWN, met een College van Deskundigen dat hierover adviseert. SVWN toetst concept-visitatierapporten steekproefsgewijs op de correcte toepassing van de methodiek, waarmee eenduidigheid en vergelijkbaarheid van visitatieresultaten worden vergroot.
Karakteristiek van de methodiek
De methodiek van maatschappelijke visitatie heeft op hoofdlijnen de volgende kenmerken:
- Maakt een gestructureerde, transparante en geobjectiveerde beoordeling mogelijk van het maatschappelijk presteren van corporaties door de samenleving, dat wil zeggen door betrokken belanghebbenden als huurders en gemeenten én door een onafhankelijke en deskundige visitatiecommissie (professional judgement).
- Betreft beoordeling van de maatschappelijke prestaties over de afgelopen vier jaren vanuit verschillende perspectieven, inclusief een beoordeling van de governance. Dit maakt een integrale beoordeling van de maatschappelijke/volkshuisvestelijke prestaties in combinatie met de financiële mogelijkheden en governance van de corporatie mogelijk.
- Combineert tellen én vertellen: naast rapportcijfers op onderdelen en de integrale beoordelingstabel met cijfers zorgen toelichtingen bij de cijfers en de recensie voor het ‘vertellen’ in de vorm van toelichting, duiding, reflectie en ontwikkelperspectief.
- Kent een zekere mate van uniformiteit en standaardisatie met het oog op de vergelijkbaarheid van beoordelingen. Deze standaardisering richt zich in de eerste plaats op de definitie, ordening en duiding van feiten, data en cijfers en op de beoordelingsmethodiek. Waarborgen voor een voldoende mate van uniformiteit en vergelijkbaarheid in beoordeling door visitatiecommissies ontstaan in de accreditatie en door training van visitatoren. Ook worden steekproefsgewijs visitatierapporten getoetst.
- De visitatie is eerst en vooral een maatschappelijke visitatie. Dit komt tot uiting in de centrale positie van maatschappelijke prestaties in de methodiek, én in de rol van belanghouders.
- Is een instrument dat is bedoeld om te verantwoorden én te leren. De beoordeling biedt de basis voor (vooral) lokale maatschappelijke verantwoording (ter legitimering) én voor leren door corporaties (voor betere prestaties). De methodiek vormt tevens een hulpmiddel bij het evalueren van prestatieafspraken en biedt een prima gelegenheid voor het voeren van een lerende en verantwoordende maatschappelijke dialoog.
- Kent een lichtere variant voor kleinere woningcorporaties met minder dan 1000 verhuureenheden en een voor nog kleinere woningcorporaties met minder dan 500 verhuureenheden. Meer informatie vindt u in hoofdstuk 9 van de handleiding Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties 5.0.
- Vertoont duidelijke paralellen met visitatie in andere sectoren, maar heeft een aantal kenmerken die het visitatiestelsel van woningcorporaties uniek maakt.
Visitatieperspectieven
De Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties richt zich primair op de maatschappelijke prestaties van corporaties op vijf prestatievelden:2
- het huisvesten van de primaire doelgroep
- het huisvesten van bijzondere doelgroepen
- de kwaliteit van woningen en woningbeheer
- het (des-)investeren in vastgoed
- de kwaliteit van wijken en buurten
Deze maatschappelijke prestaties worden elk beoordeeld vanuit vier perspectieven, waardoor een evenwichtige beoordeling mogelijk wordt:
- Presteren naar Opgaven en Ambitie: Hoe verhouden de in de afgelopen vier jaar geleverde prestaties zich tot de opgaven in het werkgebied? Deze prestaties worden beoordeeld in het licht van de externe opgaven van de corporatie, zoals vastgelegd in prestatieafspraken met of in beleidsdocumenten van de (lokale) overheid, huurdersorganisaties en diverse maatschappelijke organisaties en verbanden. Daarnaast beoordeelt de visitatiecommissie de ambities in het licht van de opgaven en de aard van de corporatie.
- Presteren volgens Belanghebbenden: Hoe beoordelen de belanghebbenden (huurders, gemeente, zorginstellingen, etc.) de prestaties, hun relatie en communicatie met de corporatie en hun invloed op het beleid? Daarbij kunnen belanghebbenden aangeven wat de corporatie nog kan of moet verbeteren.
- Presteren naar vermogen: Hoe verhouden de prestaties zich tot de financiële mogelijkheden van de corporatie en geschiedt de financiële inzet op basis van een onderbouwde visie, zonder haar voortbestaan op het spel te zetten? Hiertoe wordt, mede op basis van beoordelingen van sectorinstituten en accountant, een oordeel gevormd over de financiële continuïteit, doelmatigheid en de vermogensinzet.
- Governance: Is er sprake van adequate besturing, toezicht en externe verankering?
Deze beoordeling wordt gebundeld in een rapportage; het visitatierapport.
Figuur: visitatieperspectieven
De beoordeling van de governance is van bijzondere belang voor commissarissen. Daarom wordt dit perspectief hieronder nader toegelicht.
Governance
Bij het visitatieperspectief Governance vormt de visitatiecommissie zich een oordeel over:
- De besturing: beoordeeld wordt de wijze van strategievorming en prestatiesturing. Daarbij wordt beoordeeld of de corporatie:
- een goed in organisatie en omgeving verankerd professioneel planningsproces kent;
- checkt dat zij doet wat zij zich voorneemt;
- actief bijstuurt indien afwijkingen ten opzichte van het plan worden geconstateerd.
- Het interne toezicht: de kwaliteit van het intern toezicht wordt beoordeeld aan de hand van:
- de VTW-criteria voor het functioneren van de Raad van Commissarissen;
- de wijze waarop de corporatie het toetsingskader hanteert;
- de wijze waarop de Governancecode wordt nageleefd.
- de VTW-criteria voor het functioneren van de Raad van Commissarissen;
Hierbij is vooral de actieve én zorgvuldige wijze waarop de RvC het toezicht invult bepalend voor de beoordeling. Aan de orde komen de mate en wijze van zelfreflectie van de RvC, de vervulling van de verschillende rollen en de samenstelling van de RvC.
- De externe legitimatie en externe verantwoording: beoordeeld wordt de wijze waarop de corporatie haar belanghebbendenmanagement inricht en uitvoert, zoals het betrekken van belanghebbenden bij de vorming en uitvoering van beleid en de communicatie hierover.
Bij de beoordeling van de governance van de corporatie vormt de Governancecode Woningcorporaties een belangrijk richtsnoer. Daarin staan de basisregels voor goed bestuur en goed toezicht beschreven. De code geeft richting aan de wijze waarop bestuur en RvC functioneren en de wijze waarop zij verantwoording afleggen over hun resultaten. Daarbij gaat het vooral om de essentie van de principes en bepalingen uit de code, om good governance. Een belangrijke notie daarvan is dat het vooral gaat om de verantwoordelijkheid van bestuur en commissarissen voor hun eigen houding en gedrag, als individu en als collectief. Good governance zit ‘tussen de oren’, zo laat de praktijk ook zien.
Meer informatie:
Hulpinstrument Governancecode
Naleving Governancecode
Governancescores in visitaties
2 Deze prestatievelden zijn overgenomen in de corporatiebenchmark (CBC). Daarmee is een nuttige aansluiting gerealiseerd, waarbij beide instrumenten elk hun eigen karakter en toegevoegde waarde hebben. De benchmark maakt (vooral kwantiatief) onderlinge vergelijking van corporaties mogelijk, visitatie (vooral kwalitatief) inzicht in lokale prestaties en afwegingen en de maatschappelijke waardering daarvan.
Visitatie in andere sectoren
Visitatie vindt in tal van sectoren plaats: in het primair onderwijs, hoger onderwijs, bij de politie, de rechtspraak, in ziekenhuizen, bij gemeenten, provincies én woningcorporaties. Elk visitatiestelsel kent zijn eigen specifieke kenmerken en accenten. Maar steeds gaat het om (maatschappelijk) verantwoorden, met als uitdaging om het leerpotentieel ten volle te benutten (Schillemans, 2009).
Enkele kenmerken maken het visitatiestelsel van woningcorporaties bijzonder, zoals:
- de combinatie van de functies verantwoorden en leren
- beoordeling van maatschappelijke prestaties staat centraal
- de grote rol die belanghebbenden spelen in de beoordeling
- de onafhankelijkheid van de commissie die de visitatie uitvoert (geen peers)
- de openbare integrale publicatie van het visitatierapport
- de mogelijkheid die aan corporaties geboden wordt om te kiezen uit meerdere geaccrediteerde visiterende bureaus
- de breed-maatschappelijke bestuurlijke inbedding van het stelsel, gedragen door (vertegenwoordigende instellingen van) huurders, gemeenten, corporaties, toezichthouders en ministerie
Wie meer wil weten over visitaties in andere sectoren, kan te rade bij NVAO (hoger onderwijs), NIAZ (ziekenhuizen) en PO-raad (primair onderwijs).
Enkele Nederlandstalige bestuurskundige studies over visitaties zijn:
- Bruijn, H. de, 2008, Managers en professionals. Over management als probleem en als oplossing, Den Haag: Academic Service.
- Schillemans, T., 2007, Verantwoording in de schaduw van de macht. Horizontale verantwoording bij zelfstandige uitvoeringsorganisaties, Den Haag: Lemma (dissertatie).
- Schillemans, T., 2009, Visitaties als vorm van publieke verantwoording. In: Bovens, M. en T. Schillemans, Handboek publieke verantwoording, Den Haag: Lemma, pp. 161-180.
- Schutgens, J.M.L.R., 2014, Met vreemde ogen kijken. Visiteren van gemeentebesturen in vergelijkend perspectief, Oisterwijk: Wolf (dissertatie).
Opbouw visitatierapport
Ieder rapport kent dezelfde opbouw:
Deel 1
Recensie
Scorekaart
Samenvatting
Korte terugblik
Deel 2
Toelichting op de beoordelingen van de vier perspectieven: Presteren naar Opgaven en ambities, Presteren volgens Belanghebbenden, Presteren naar Vermogen en Governance
Deel 3
Onafhankelijkheidsverklaringen
CV’s visitatoren
Bronnenlijst
Geïnterviewde personen
Position paper
Gedetailleerd overzicht van de prestaties
Hulpinstrument Governancecode
Aedes, VTW en SVWN ontwikkelden samen het 'Hulpinstrument Governancecode'. Met dit hulpinstrument kunnen corporaties monitoren in welke mate zij de Governancecode naleven en zien waar ze hun beleid of praktijk moeten of willen bijstellen. Daarbij biedt het overzicht een basis voor gesprekken over governance in en tussen directie en RvC. Daarnaast kan dit hulpinstrument input bieden voor de visitatie, zowel voor het beoordelen van de toepassing van de Governancecode, als in de gesprekken van de visitatoren over Governance.
Klik hier voor de complete tekst van de Governancecode Woningcorporaties 2015.
Naleving Governancecode
Met ingang van 1 januari 2016 zal de vernieuwde code daadwerkelijk gehandhaafd worden. Bestuur en RvC verantwoorden zich in het jaarverslag over de wijze waarop de principes van de Governancecode in het afgelopen boekjaar zijn toegepast. Iedere belanghebbende kan de corporatie daarop aanspreken en bij niet of onjuist toepassen van de code een klacht indienen bij de Commissie GovernanceCode Woningcorporaties.* Corporaties die in een specifieke situatie twijfelen over de toepasbaarheid van ‘leg uit’ bepalingen van de Governancecode kunnen zich eveneens wenden tot deze commissie.
De Commissie GovernanceCode Woningcorporaties kan uitspraken doen over het naleven van de Governancecode door woningcorporaties die lid zijn van Aedes en door woningcorporaties waarvan de toezichthouder(s) lid is (zijn) van de VTW. De commissie brengt verslag uit van haar bevindingen aan het bestuur van Aedes en van VTW. Als de commissie van oordeel is dat de Governancecode wordt overtreden dan kunnen de woningcorporaties en de individuele toezichthouders die lid zijn van Aedes en/of de VTW, op grond van de lidmaatschapsverhoudingen door het bestuur van Aedes en van VTW ter verantwoording worden geroepen over de naleving van de Governancecode. Indien de niet-naleving van de Governancecode daartoe aanleiding geeft, kunnen het bestuur van Aedes en van VTW ook sanctiemaatregelen treffen richting de (eigen) leden. De sancties variëren van publicatie (´naming and shaming´) tot het ontnemen van het lidmaatschap.
Aedes en de VTW monitoren de naleving van vier specifieke bepalingen van de Governancecode, te weten:
- De verplichting tot visitatie.
- De verplichting tot publicatie van de honorering van bestuurders en toezichthouders.
- De zittingstermijn van commissarissen.
- Het voldoen aan de eisen (behaalde punten) van de Permanente Educatie.
Als corporaties, na te zijn aangesproken op overtreding van deze bepalingen, geen verbetering laten zien, kunnen sancties volgen zoals hierboven genoemd. De
De volledige Governancecode woningcorporaties 2015 biedt alle informatie.
* De algemene ledenvergadering van de VTW heeft in het voorjaar van 2016 ingestemd met de omvorming van de Commissie AedesCode tot de Commissie GovernanceCode Woningcorporaties. Na besluitvorming door het Aedes-ledencongres in het najaar van 2016 is de Commissie GovernanceCode Woningcorporaties per 1 januari 2017 van start gegaan.
Governancescores in visitaties
Hoe het gesteld is met de governance van woningcorporaties blijkt uit gegevens van SVWN. Vanaf 2011 zijn 349 visitaties uitgevoerd (peildatum eind 2105) waarvan de (kwantitatieve) beoordelingen zijn geanalyseerd.
Corporaties zijn over op het onderdeel Governance gemiddeld beter gaan presteren. Daarbij moet worden bedacht dat de visitaties die in 2011 zijn uitgevoerd terugblikken tot 2006/2007. Er is een opgaande lijn zichtbaar tot en met de visitaties van 2014. In 2015 zet die lijn niet door. Dat kan deels worden verklaard door de overgang, halverwege 2014, van methodiek 4.0 naar 5.0. In methodiek 5.0 wordt een iets striktere beoordeling van Governance gehanteerd, vanwege de hogere eisen die politiek en maatschappij, maar ook de sector zelf, aan de governance van corporaties zijn gaan stellen. Als we de scores voor corporaties die in 2011 voor het eerst en op basis van methodiek 4.0 zijn gevisiteerd, vergelijken met de scores uit de tweede visitatie in 2015 (op basis van methodiek 5.0), ligt de totaalscore in 2015 gemiddeld 0,4-punt hoger, ondanks de strengere normering.
Figuur1: Gemiddelde score governance in visitaties, 2011-2015
Figuur 2: Spreiding scores Governance, 2015 (aantal corporaties met score)
Uit de analyse blijkt dat veel corporaties (25) de openbare verantwoording uitstekend (8,0 of hoger) op orde hebben; datzelfde geldt voor externe legitimatie (18). Slechts een klein aantal (2 resp. 4) corporaties scoorde op deze onderdelen een onvoldoende (lager dan 6,0). De besturingscyclus (plan, check, act) is bij 11 corporaties voorbeeldig (8,0 of hoger), maar bij 15 corporaties nog onvoldoende.
Minder hoge scores zijn te vinden bij intern toezicht (3), al zijn er opvallend genoeg wel veel corporaties die het op de afzonderlijke bestanddelen van het interne toezicht goed doen (score 8,0 of hoger): naleving van de Governancecode (9), een adequaat toetsingkader (17) en het functioneren van de RvC (14). Bij 15 corporaties die in 2015 zijn gevisiteerd was het interne toezicht nog onder de maat (lager dan 6,0). Daarbinnen blijkt vooral de naleving van de Governancecode voor verbetering vatbaar; maar liefst 18 corporaties scoorden hierop voor de gevisiteerde periode een onvoldoende. Bij 8 corporaties was het toetsingskader niet op orde, bij 14 corporaties werd het functioneren van de RvC als onvoldoende beoordeeld.
Zie verder de nieuwsartikelen op de VTW-website over Governancescores visitaties 2014 (methode 4.0 en 5.0), Corporaties scoren beter op Governance in 2013 en Overzicht visitatiescores corporaties Governance: gemiddeld 6,5.
De Delthe: visitatie legt de vinger op verbeterpunten in onze governance
Lees hoe de recente visitatie van Woningstichting De Delthe voor de RvT van belang is geweest ›
De Delthe:
“visitatie legt de vinger op verbeterpunten in onze governance”
De recente visitatie van Woningstichting De Delthe is voor ons als RvT van belang geweest. In 2015 was het besef gegroeid dat de Governance meer van de RvT en van het (vrijwilligers)bestuur vraagt dan tot dan toe gebruikelijk en dat dit om de nodige acties vroeg en vraagt. Discussies hierover waren gestart. De visitatie, die vooral terugblikt, legde daarbij de vinger scherp op de te verbeteren punten. De onvoldoende voor governance was voor ons dan ook geen verrassing. De verbetersuggesties worden door ons, vanuit onze eigen verantwoordelijkheid, op waarde geschat en opgepakt. De visitatieresultaten dienen deels als de basis.
Het moment van de visitatie, in een periode waarbij in onze organisatie een omslag van denken over governance gaande was, is een toevalstreffer maar had veel toegevoegde waarde. Uit de RvT hebben twee leden een open gesprek met de visitatiecommissie gevoerd. In dit gesprek is naast de formele terugblik ook aandacht besteed aan het vooruitkijken. Onze conclusie is dan ook dat een visitatie vooral waardevol is als je er open in durft te gaan en je kwetsbare punten durft te bespreken waarbij er ook aandacht is voor de toekomst.
Overigens, en dat is zeker belangrijk om te horen, bevestigde de visitatie dat we ons 'volkshuishuisvestelijk hart' op de goede plek hebben en dat we veel zaken impliciet goed doen.
Annita Imminga, vicevoorzitter RvT De Delthe