Visitatie en de commissaris
Commissaris en visitator
Commissaris en visitator ontmoeten elkaar op verschillende momenten in het visitatieproces. Hoewel positie, status en taak van visitator en commissaris verschillen, zijn de overeenkomsten tussen beide professionals – en hun ‘commissies’ – aanzienlijk. Uw goed commissarisschap en good governance vinden hun gelijken in goed visitatorschap en good judgement.
Goed visitatorschap
De kwaliteit van visitatie staat of valt met de kwaliteit van de visitatoren, individueel en collectief. Uiteraard is een krachtige visitatiemethodiek van groot belang, maar een goede toepassing daarvan vereist vakmanschap en teamwork. Naast deskundigheid in reflecteren en beoordelen op de verschillende onderwerpen van visitatie, is onafhankelijkheid cruciaal voor ‘goed visitatorschap’. Enerzijds feitelijk en formeel, om partijdigheid en de schijn daarvan te voorkomen. Anderzijds gaat het om onafhankelijkheid in houding en gedrag, met een volstrekte onbevangenheid in oordeelsvorming. Voor een belangrijk deel worden vereisten van kwaliteit en onafhankelijkheid geborgd in de accreditatiecriteria die gelden voor visiterende bureaus, visitatiecommissie en visitatoren.
Onafhankelijkheid en kwaliteit van visitatoren en commissie worden ook geborgd door een goede werving en selectie van visitatoren door visiterende bureaus, door het hanteren van ethische codes binnen de bureaus en door opleiding en training van visitatoren door zowel de bureaus als SVWN.
Good judgement
Commissarissen en visitatoren vervullen een belangrijke rol in het toezicht op het functioneren van corporatie(bestuur). Beiden doen dat, althans in morele zin, namens de maatschappij. De RvC staat het bestuur van de corporatie bovendien bij met advies, iets dat bij de visitatiecommissie om redenen van onafhankelijkheid is beperkt tot het aanreiken van verbeterpunten.
Daar waar commissarissen ‘geleid’ worden door vereisten van good governance, vormen principes van good judgement steeds meer een richtsnoer voor het vakmanschap van visitatoren en de werkwijze van de commissie. De factor ‘mens’ is binnen visitaties immers aanzienlijk. Visiteren is geen kwestie van afvinken of tellen & turven, het vraagt om een weloverwogen, wijs oordeel, om ‘professional judgement’.
Een lerende en legitimerende visitatie komt tot stand op basis van good judgement, dat wil zeggen:
- in een lerend proces, met kritische reflectie en vruchtbare dialoog
- door inzet van professionaliteit en vakmanschap van visitatoren
- op basis van ‘harde’ feiten en cijfers én van intuïtie en ervaringskennis
- gebruikmakend van goede handvatten in methodiek, werkwijze en proces
- leidend tot een redelijk en rechtvaardig, weloverwogen en wijs, (h)erkenbaar en communiceerbaar oordeel.
Hier ligt een belangrijke meerwaarde van visitatie ten opzichte van zowel andere instrumenten gericht op leren en verbeteren als andere vormen van toezicht. Het vakmanschap van de visitatoren is daarom van groot belang. De wederzijdse erkenning van respect en senioriteit van visitator en commissaris, een lerende opstelling alsmede de wisselwerking tussen commissie en Raad in open gesprekken zijn essentieel voor een visitatie met maximale opbrengst.
Accreditatiecriteria
Onafhankelijkheid en hoge kwaliteit, dat moet een bureau garanderen. SVWN heeft diverse criteria opgesteld waarmee het bureau dat aantoont. Waaruit bijvoorbeeld blijkt dat het bureau geen persoonlijke of zakelijke belangen heeft bij de uitkomst van een visitatie. Dat het bureau werkt met ervaren en deskundige mensen. Volgens solide processen. En heldere rapporten oplevert. Dat de samenstelling van een onafhankelijke visitatiecommissie bij het bureau in goede handen is.
Een accreditatie geldt in principe voor vier jaar. Nadat de accreditatie is verleend, wordt periodiek getoetst of het bureau blijvend voldoet aan de accreditatiecriteria en de accreditatievoorwaarden. SVWN toetst, steekproefsgewijs, de door het bureau opgestelde definitieve visitatierapporten op het correct toepassen van methodiek en de transparantie van de beoordeling. Jaarlijks voert de directeur-bestuurder in het kader van kwaliteitscontrole een evaluatiegesprek met de directie van het geaccrediteerde bureau om te beoordelen of nog steeds voldaan wordt aan de vereisten voor accreditatie.
Meer informatie over accreditatie (waaronder het beoordelingskader accreditatie met de Leidraad voor samenstelling visitatiecommissie en het accreditatiereglement vindt u op de website van SVWN.
Wold en Waard: het is belangrijk om te laten zien wat wij doen en waarom
Welke maatschappelijke (meer)waarde bieden wij, volgens en voor wie, en hoe wordt deze waarde zichtbaar?
Wold en Waard
het is belangrijk om te laten zien wat wij doen en waarom
Als directeur en commissarissen van Wold & Waard vinden wij het belangrijk om te laten zien wat wij doen en waarom. De visitatie helpt ons daarbij. Ook gebruiken we de uitkomsten om door te gaan met wat goed gaat en te werken aan wat beter kan: om te leren. Om de uitvoering van ons ondernemingsplan “Samen werken aan samen wonen. Gewoon doen!” kracht bij te zetten, hebben wij de visitatiecommissie gevraagd om specifiek te kijken naar het antwoord op de volgende vraag: “Welke maatschappelijke (meer)waarde bieden wij, volgens en voor wie, en hoe wordt deze waarde zichtbaar?”
Januari 2020, Janneke Klijn (bestuurder) & Egberdien ten Brink (voorzitter RvC)
Datum rapport: 23-01-2020
Wonen NoordWest Friesland: de spiegel voorgehouden krijgen
Als organisatie krijg je een spiegel voorgehouden, waarin veel herkenbare zaken te zien zijn, maar ook wel meer gevoelige onderwerpen worden aangesneden."
Wonen NoordWest Friesland:
de spiegel voorgehouden krijgen
WNWF ziet de visitatie niet slechts als vierjaarlijkse verplichting, maar wilde dit moment ook graag gebruiken om een aantal punten te toetsen, namelijk:
- Wat vinden belanghebbenden van de koers van WNWF en wat geven zij WNWF mee voor de komende jaren?
- Wat zijn concrete leer- en verbeterpunten voor de organisatie, met specifieke aandacht voor de (maatschappelijk) rol, positie en ontwikkeling van de Raad van Commissarissen.
- Welke handvatten voor toekomstig beleid kunnen meegegeven worden aan de nieuwe bestuurder?
Een maatschappelijk visitatie is een intensief traject. Als organisatie krijg je een spiegel voorgehouden, waarin veel herkenbare zaken te zien zijn, maar ook wel meer gevoelige onderwerpen worden aangesneden. We hebben dit traject vooral als boeiend en leerzaam ervaren.
Januari 2020: Martine Huizinga (bestuurder) & Jitske Tuimaka (voorzitter RvC)
Datum rapport: 09-01-2020