Visitatie

Visitatiemethodiek

Visitaties vinden plaats op een gestructureerde manier aan de hand van de Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties, zoals is vastgesteld door SVWN en gepubliceerd is op haar website. In de handleiding bij de methodiek staan criteria, normen en handvatten voor een zo eenduidig mogelijke beoordeling in cijfers.

De methodiek is in de loop van ruim vijftien jaar ontwikkeld en meegegroeid met de ontwikkelingen in de samenleving. De ontwikkeling van de methodiek is de verantwoordelijkheid van het bestuur van SVWN, met een College van Deskundigen dat hierover adviseert en een Raad van Toezicht die de methodiek goedkeurt. SVWN toetst concept-visitatierapporten steekproefsgewijs op de correcte toepassing van de methodiek, waarmee eenduidigheid en vergelijkbaarheid van visitatieresultaten worden vergroot.

De huidige methodiek 6.0, die geldt sinds 1 januari 2019, past in een koers waarin visitatie zich primair richt op maatschappelijke waarde en doet een sterker beroep op het professionele oordeelsvermogen van de visitatiecommissie om lokale situaties en prestaties op waarde te schatten.

Meer informatie: methodiek 6.0 t.o.v. 5.0

Karakteristiek van de methodiek

De methodiek van maatschappelijke visitatie heeft op hoofdlijnen de volgende kenmerken:

maakt een gestructureerde, transparante en geobjectiveerde beoordeling mogelijk van het maatschappelijk presteren van corporaties door de samenleving, dat wil zeggen door betrokken belanghebbenden als huurders en gemeenten én door een onafhankelijke en deskundige visitatiecommissie (professional judgement);
betreft (integrale) beoordeling van de maatschappelijke prestaties over de afgelopen vier jaren door deze vanuit verschillende perspectieven, afzonderlijk en in onderlinge samenhang, te beschouwen. Hierbij gaat het om de vraag of de corporatie de goede dingen doet gezien de lokale volkshuisvestelijke/ maatschappelijke situatie. Er wordt qua onderwerpen en taal zoveel mogelijk aangesloten bij wat lokaal leeft en wordt gebruikt;
combineert tellen én vertellen: naast rapportcijfers op onderdelen en de integrale scorekaart met eindcijfers zorgen toelichtingen bij de cijfers en de recensie voor het ‘vertellen’ in de vorm van uitleg, duiding, reflectie en ontwikkelperspectief;
kent een zekere mate van uniformiteit en standaardisatie met het oog op de vergelijkbaarheid van beoordelingen. Deze standaardisering richt zich in de eerste plaats op de beoordelingsmethodiek. Waarborgen voor een voldoende mate van uniformiteit en vergelijkbaarheid in beoordeling door visitatiecommissies ontstaan in de accreditatie en door training van visitatoren. Ook worden steekproefsgewijs visitatierapporten getoetst;
de visitatie is een maatschappelijke visitatie. Dit komt tot uiting in de centrale positie van maatschappelijke prestaties in de methodiek, én in de rol van belanghouders;
is een instrument dat is bedoeld om te verantwoorden én te leren. De beoordeling biedt de basis voor (vooral) lokale maatschappelijke verantwoording (ter legitimering) én voor leren door corporaties (voor betere prestaties). De methodiek vormt tevens een hulpmiddel bij het evalueren van prestatieafspraken en biedt een prima gelegenheid voor het voeren van een lerende en verantwoordende maatschappelijke dialoog;
kent een lichtere variant voor kleinere woningcorporaties met minder dan 1000 verhuureenheden en een voor nog kleinere woningcorporaties met minder dan 500 verhuureenheden;
vertoont duidelijke paralellen met visitatie in andere sectoren, maar heeft een aantal kenmerken die het visitatiestelsel van woningcorporaties uniek maakt.

Visitatie vanuit vier perspectieven

De Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties richt zich primair op de maatschappelijke prestaties van corporaties. De onderwerpen van de prestatieafspraken en de lokale terminologie zijn hierbij leidend.

Deze maatschappelijke prestaties worden elk beoordeeld vanuit vier perspectieven, waardoor een evenwichtige beoordeling mogelijk wordt:

Presteren naar Opgaven en Ambities: hoe verhouden de in de afgelopen vier jaar geleverde feitelijke prestaties zich tot de opgaven in het werkgebied? Deze prestaties worden primair beoordeeld in het licht van de prestatieafspraken zoals vastgesteld in het lokale (tripartite) overleg met de lokale overheid en huurdersorganisatie en aangevuld, indien relevant, met die van de regionale en/of nationale overheid, convenanten met zorg- en welzijnsinstellingen, brancheorganisaties, politie en andere samenwerkingsverbanden waar de corporatie in participeert? Daarnaast beoordeelt de visitatiecommissie de ambities die de corporatie in de visitatieperiode heeft geformuleerd voor haar maatschappelijke prestaties in het licht van de externe opgaven.
Presteren volgens Belanghebbenden: hoe beoordelen de huurdersorganisatie(s), gemeenten) en overige belanghebbenden (o.a. zorgorganisaties) de prestaties van de corporatie, hun relatie en communicatie met de corporatie en hun invloed op het beleid? Zij geven hiervoor een rapportcijfer met een toelichting en verbeterpunten. Daarnaast geven huurdersorganisatie(s) en gemeente(n) aan wat zij vinden van de kwaliteit en het proces van de prestatieafspraken (in woorden, niet in cijfers).
Presteren naar Vermogen: hoe zet de corporatie haar vermogen in om de gewenste en/of noodzakelijke maatschappelijke prestaties te realiseren? De visitatiecommissie beoordeelt hoe goed en gemotiveerd de corporatie haar vermogen maatschappelijk benut, mede in relatie tot de externe opgaven en lokale context. Hiertoe kijkt zij naar de visie van de corporatie, de onderbouwing ervan en de actieve wijze van handelen. De visitatiecommissie beoordeelt niet de financiële continuïteit of doelmatigheid.
Governance van maatschappelijk presteren: hierbij vormt de visitatiecommissie zich een oordeel over de strategievorming en prestatiesturing van de maatschappelijke prestaties, de maatschappelijke oriëntatie van de RvC en de externe legitimatie en verantwoording.

Deze beoordeling wordt gebundeld in een rapportage; het visitatierapport.

Figuur: visitatieperspectieven

De beoordeling van de governance is van bijzondere belang voor commissarissen. Daarom wordt dit perspectief hieronder nader toegelicht.

Governance van maatschappelijk presteren

Het visitatieperspectief Governance van maatschappelijk presteren is van bijzonder belang voor commissarissen. Visitatie bekijkt de governance vanuit de vraag: hoe stuurt de corporatie op optimale maatschappelijke waarde? De RvC speelt hierbij een belangrijke rol (zie ook de beweging Toezicht met passie van de VTW). Daarom wordt dit hieronder nader toegelicht.

De visitatiecommissie vormt zich een oordeel over:

De wijze van strategievorming (Plan) en prestatiesturing (Check en Act). De ‘Do’ wordt reeds beoordeeld bij Presteren naar Opgaven.
Heeft de corporatie een goed in de lokale omgeving en organisatie verankerd professioneel planningsproces voor het realiseren van maatschappelijke prestaties? Stuurt de corporatie actief op de realisatie van wat zij zich voorneemt aan de hand van een systeem van monitoring en stuurt zij daadwerkelijk bij in geval van afwijkingen?
De maatschappelijke oriëntatie van de RvC.
Hoe actief, zorgvuldig en transparant geeft de Raad van Commissarissen vorm aan zijn functie als toezichthouder van een maatschappelijke organisatie in het lokale netwerk? Heeft de RvC een visie op zijn maatschappelijke oriëntatie en hoe betrekt de RvC het maatschappelijk perspectief bij zijn toezicht op de strategievorming, positionering, besluitvorming, monitoring en verantwoording van de maatschappelijke prestaties door de corporatie in het lokale netwerk? Het gaat hier uitdrukkelijk niet om een beoordeling van reeds door de Autoriteit woningcorporaties (Aw) getoetste governance-aspecten.
De externe legitimatie en openbare verantwoording.
Hoe zet de woningcorporatie haar netwerken in om haar doelen te bereiken? Op welke wijze heeft de corporatie haar belanghebbendenmanagement ingericht en uitgevoerd, zoals het betrekken van belanghebbenden bij de vorming en uitvoering van beleid en de communicatie hierover?

Meer informatie over de Governancecode Woningcorporaties en Commissie Governancecode Woningcorporaties.

De Governancecode Woningcorporaties en het visitatiestelsel vullen elkaar aan: de code stelt normen voor goed bestuur en goed toezicht van de corporatie (o.a. over verantwoording, aanspreekbaarheid en dialoog met belanghebbende partijen) terwijl een visitatie beoordeelt of de corporatie de goede dingen doet.

Governancecode Woningcorporaties en Commissie Governancecode Woningcorporaties

Visitatie in andere sectoren

Visitatie vindt in tal van sectoren plaats: in het primair onderwijs, hoger onderwijs, bij de politie, de rechtspraak, in ziekenhuizen, bij gemeenten, provincies én woningcorporaties. Elk visitatiestelsel kent zijn eigen specifieke kenmerken en accenten. Maar steeds gaat het om (maatschappelijk) verantwoorden, met als uitdaging om het leerpotentieel ten volle te benutten (Schillemans, 2009).

Enkele kenmerken maken het visitatiestelsel van woningcorporaties bijzonder, zoals:

de combinatie van de functies verantwoorden en leren
beoordeling van maatschappelijke prestaties staat centraal
de grote rol die belanghebbenden spelen in de beoordeling
de onafhankelijkheid van de commissie die de visitatie uitvoert (geen peers)
de openbare integrale publicatie van het gehele visitatierapport
de mogelijkheid die aan corporaties geboden wordt om te kiezen uit meerdere geaccrediteerde visiterende bureaus
de breed-maatschappelijke bestuurlijke inbedding van het stelsel, gedragen door (vertegenwoordigende instellingen van) huurders, gemeenten, corporaties, toezichthouders en ministerie.

Wie meer wil weten over visitaties in andere sectoren, kan te rade bij NVAO (hoger onderwijs), Qualicor (ziekenhuizen) en PO-raad (primair onderwijs).

Enkele Nederlandstalige bestuurskundige studies over visitaties zijn:

Bruijn, H. de, 2008, Managers en professionals. Over management als probleem en als oplossing, Den Haag: Academic Service.
Schillemans, T., 2007, Verantwoording in de schaduw van de macht. Horizontale verantwoording bij zelfstandige uitvoeringsorganisaties, Den Haag: Lemma (dissertatie).
Schillemans, T., 2009, Visitaties als vorm van publieke verantwoording. In: Bovens, M. en T. Schillemans, Handboek publieke verantwoording, Den Haag: Lemma, pp. 161-180.
Schutgens, J.M.L.R., 2014, Met vreemde ogen kijken. Visiteren van gemeentebesturen in vergelijkend perspectief, Oisterwijk: Wolf (dissertatie).

Opbouw visitatierapport

Ieder rapport kent dezelfde opbouw:

Deel 1, beoordeling van de maatschappelijke prestaties, in het kort

Recensie: overall beschouwing van de commissie op het maatschappelijk presteren van de corporatie en aandachtspunten voor de toekomst.
Scorekaart
Samenvatting: korte feitelijke samenvatting van de beoordelingen.
Korte schets van de corporatie: werkgebied, aantal vhe, globale governancestructuur.
Korte terugblik op het vorige visitatierapport en een reflectie op hoe de corporatie zich sindsdien heeft ontwikkeld en wat ze heeft gedaan met de verbeterpunten. Deze terugblik kan ook onderdeel zijn van recensie en/of samenvatting maar moet wel zeer kort en duidelijk als zodanig herkenbaar zijn.

Deel 2, Toelichting op de beoordelingen van de vier perspectieven:

Presteren naar Opgaven en Ambities
- Beschrijving van de prestatieafspraken.
- (Kritische) beschuwing van de kwaliteit van de prestatieafspraken en het proces.
- Beordeling van de maatschappelijke prestaties in relatie tot de prestatieafspraken.
- Ambities: beknopte beschrijving van de ambities en een beoordeling daarvan door de visitatiecommissie in relatie tot de opgaven.
Presteren volgens Belanghebbenden
- Beschrijving van de belangrijkste belanghebbenden.
- De beordeling door de belanghebbenden van de mate waarin men tevreden is over:
  - de prestaties van de corporatie;
  - de relatie en communicatie met de corporatie;
  - de invloed op het beleid.
- De dor de belanghebbenden aangedragen verbeterpunten voor de corporatie.
- De meningen van belanghebbenden ver kwaliteit en proces van de prestatieafspraken.
Presteren naar Vermogen
- De beordeling van de vermogensinzet van de corporatie.
Governance van maatschappelijk presteren
- De beordeling over de strategievorming en prestatiesturing.
- De beordeling over de maatschappelijke oriëntatie van de RvC.
- De beordeling over de externe legitimatie en openbare verantwoording.

Deel 3, bijlagen bij het rapport

Visiterend bureau en visitatiecommissie:
Onafhankelijkheidverklaringen van het visiterend bureau
Onafhankelijkheidverklaring visitatren.
Cv’s van de visitatoren.
Bronnenlijst.
Lijst geïnterviewde personen.
Het position paper van de corporatie.
Een gedetailleerder overzicht van de prestaties en de prestatiebeoordelingen.

Hulpinstrument Governancecode

Aedes, VTW en SVWN ontwikkelden samen het 'Hulpinstrument Governancecode'. Met dit hulpinstrument kunnen corporaties monitoren in welke mate zij de Governancecode naleven en zien waar ze hun beleid of praktijk moeten of willen bijstellen. Daarbij biedt het overzicht een basis voor gesprekken over governance in en tussen directie en RvC. Daarnaast kan dit hulpinstrument input bieden voor de visitatie, zowel voor het beoordelen van de toepassing van de Governancecode, als in de gesprekken van de visitatoren over Governance.

Klik hier voor de complete tekst van de Governancecode Woningcorporaties 2015.

Governancecode Woningcorporaties

De Governancecode Woningcorporaties beschrijft de basisregels voor goed bestuur en goed toezicht; deze worden gedeeld door alle woningcorporaties die lid zijn van Aedes en/of de VTW. De Governancecode geeft hiermee richting aan de wijze waarop bestuur en RvC functioneren en de wijze waarop zij verantwoording afleggen over hun resultaten. Daarbij gaat het vooral om de essentie van de principes en bepalingen uit de Governancecode, om good governance. Een belangrijke notie daarvan is dat het vooral gaat om de verantwoordelijkheid van bestuur en commissarissen voor hun eigen houding en gedrag, als individu en als collectief.

De per 2020 geldende Governancecode Woningcorporaties 2020 benadrukt het belang van de doorwerking van de principes en bepalingen naar álle medewerkers en legt de verantwoordelijkheid hiervoor neer bij het bestuur.

Good governance zit ‘tussen de oren’ en vereist het doorleven van de principes en bepalingen uit de Governancecode.

Commissie Governancecode Woningcorporaties

De onafhankelijke Commissie Governancecode Woningcorporaties is ingesteld door Aedes en de VTW om de regels uit de Governancecode te handhaven. De Commissie heeft tot taak aan haar voorgelegde klachten en toetsingsverzoeken te toetsen aan de Governancecode en hierover uitspraken te doen. In haar uitspraken kan de Commissie adviezen geven.

De Commissie doet uitspraak in onderstaande gevallen:

Als een woningcorporatie een individueel toetsingsverzoek indient over haar eigen beleid of over een (voorgenomen) activiteit. De Commissie toetst of het beleid of de activiteit voldoet aan de Governancecode en kan in haar uitspraak een aanbeveling doen over het handelen of nalaten van de corporatie.
Als het bestuur van Aedes of VTW een toetsingsverzoek van algemene aard indient. De Commissie toetst het verzoek aan de Governancecode en/of geeft een uitleg van bepaalde onderdelen van de Governancecode.
Als een woningcorporatie niet voldoet aan de Governancecode en iemand die daar een redelijk en direct belang bij heeft, hierover een klacht indient. Hierbij geldt voor huurders en woningzoekenden dat zij in eerste instantie de klacht moeten indienen bij de klachten- of geschillencommissie van hun corporatie. De Commissie toetst de klacht aan de Governancecode en bepaalt of de klacht gegrond of ongegrond is. Hierbij beoordeelt de Commissie in beginsel niet de inhoud van de klacht als zodanig, maar spreekt zij zich uit over de vraag of een corporatie zich heeft gehouden aan de Governancecode. Ook kan de Commissie in haar uitspraak een aanbeveling doen over het handelen of nalaten van partijen.

Zie verder:

Waardenmodel (biedt de corporatie een handvat om over haar waarden na te denken en deze te concretiseren op basis van de principes van de code)
Governancecode Woningcorporaties
Hulpinstrument (hiermee kan de corporatie monitoren hoe zij de code naleeft en zien waar ze haar beleid of praktijk moet of wil bijstellen)
Commissie Governancecode Woningcorporatie

Governancescores in visitaties

Hoe het gesteld is met de governance van woningcorporaties blijkt uit gegevens van SVWN. Vanaf 2011 zijn 349 visitaties uitgevoerd (peildatum eind 2015) waarvan de (kwantitatieve) beoordelingen zijn geanalyseerd.

Corporaties zijn over op het onderdeel Governance gemiddeld beter gaan presteren. Daarbij moet worden bedacht dat de visitaties die in 2011 zijn uitgevoerd terugblikken tot 2006/2007. Er is een opgaande lijn zichtbaar tot en met de visitaties van 2014. In 2015 zet die lijn niet door. Dat kan deels worden verklaard door de overgang, halverwege 2014, van methodiek 4.0 naar 5.0. In methodiek 5.0 wordt een iets striktere beoordeling van Governance gehanteerd, vanwege de hogere eisen die politiek en maatschappij, maar ook de sector zelf, aan de governance van corporaties zijn gaan stellen. Als we de scores voor corporaties die in 2011 voor het eerst en op basis van methodiek 4.0 zijn gevisiteerd, vergelijken met de scores uit de tweede visitatie in 2015 (op basis van methodiek 5.0), ligt de totaalscore in 2015 gemiddeld 0,4-punt hoger, ondanks de strengere normering.

Figuur1: Gemiddelde score governance in visitaties, 2011-2015

Figuur 2: Spreiding scores Governance, 2015 (aantal corporaties met score)

Uit de analyse blijkt dat veel corporaties (25) de openbare verantwoording uitstekend (8,0 of hoger) op orde hebben; datzelfde geldt voor externe legitimatie (18). Slechts een klein aantal (2 resp. 4) corporaties scoorde op deze onderdelen een onvoldoende (lager dan 6,0). De besturingscyclus (plan, check, act) is bij 11 corporaties voorbeeldig (8,0 of hoger), maar bij 15 corporaties nog onvoldoende.

Minder hoge scores zijn te vinden bij intern toezicht (3), al zijn er opvallend genoeg wel veel corporaties die het op de afzonderlijke bestanddelen van het interne toezicht goed doen (score 8,0 of hoger): naleving van de Governancecode (9), een adequaat toetsingkader (17) en het functioneren van de RvC (14). Bij 15 corporaties die in 2015 zijn gevisiteerd was het interne toezicht nog onder de maat (lager dan 6,0). Daarbinnen blijkt vooral de naleving van de Governancecode voor verbetering vatbaar; maar liefst 18 corporaties scoorden hierop voor de gevisiteerde periode een onvoldoende. Bij 8 corporaties was het toetsingskader niet op orde, bij 14 corporaties werd het functioneren van de RvC als onvoldoende beoordeeld.

Zie verder de nieuwsartikelen op de VTW-website over Governancescores visitaties 2014 (methode 4.0 en 5.0), Corporaties scoren beter op Governance in 2013 en Overzicht visitatiescores corporaties Governance: gemiddeld 6,5.

Methodiek 6.0 t.o.v. 5.0

De vernieuwingen van methodiek 6.0 zijn ingegeven door de volgende doelstellingen:

meer inspireren in een goed, kritisch-constructief gesprek met de corporatie over de maatschappelijke prestaties en keuzes in verleden, heden en toekomst;
ontdubbelen van onderwerpen die ook door de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) worden getoetst;
meer aansluiten bij de maatschappelijke prestaties en het functioneren van de corporatie in de lokale context (relatie met gemeenten en huurders);
verminderen van de hoeveelheid werk door nog meer gebruik te maken van bestaande documenten en (lokale) cycli;
behoud van zichtbare relatie met methodiek 0 waar zinvol en mogelijk, met het oog op vergelijkbaarheid van resultaten.

De belangrijkste veranderingen 6.0 ten opzichte van versie 5.0 zijn:

Presteren naar Opgaven & Ambities wordt ingedeeld op de onderwerpen in de prestatieafspraken. De vooraf vastgestelde prestatievelden van de methodiek 5.0 zijn losgelaten. Dit vergt veel minder (zoek- en structureer-)werk en inspanningen van commissie en corporatie. De onderwerpen van de prestatieafspraken en de lokale terminologie zijn leidend. Dat vergroot ook de herkenbaarheid van de resultaten bij zowel corporatie als huurders en gemeenten.
De kwaliteit van de prestatieafspraken wordt apart besproken. De commissie geeft een beschouwing (aan de hand van een aantal criteria) van de kwaliteit en zo mogelijk het proces van de prestatieafspraken. Zo ontstaat meer inzicht en kleuring in wat lokaal is afgesproken en hoe compleet, creatief, stimulerend of juist weinigzeggend de afspraken zijn. Ook de belanghebbenden reflecteren op het proces en de kwaliteit van de prestatieafspraken.
De meetschaal voor Presteren naar Opgaven & Ambities wordt dezelfde als die voor de overige perspectieven, waardoor de beoordelingslijn duidelijker wordt voor alle betrokkenen.
Bij Presteren volgens Belanghebbenden komen de lokale thema’s aan bod, in voor de belanghebbenden lokaal herkenbare bewoordingen. De commissie krijgt (nog meer) ruimte om het lokale gesprek te verdiepen.
Presteren naar Vermogen beperkt zich tot de vraag naar de wijze waarop de corporatie haar vermogen heeft ingezet voor de maatschappelijke prestaties en hoe ze dat kan onderbouwen.

Bij Governance van maatschappelijk presteren zijn alle door de Autoriteit woningcorporaties (Aw) getoetste onderwerpen geschrapt en is het accent verlegd naar de besturing respectievelijk governance van het maatschappelijk presteren. Wat betreft het intern toezicht wordt de aandacht uitsluitend gericht op de maatschappelijke oriëntatie van de RvC, die ook in het denken over goed toezicht binnen de sector meer aandacht heeft gekregen.

Rentree: werken aan wonen doe je samen

Lees hoe de recente visitatie van Rentree voor de RvT van belang is geweest ›

Rentree:

“werken aan wonen doe je samen”

De maatschappelijke visitatie is voor ons een belangrijk instrument. Het toetst ons functioneren en geeft handvatten voor verdere ontwikkeling en professionalisering. En dat niet alleen vanuit de papieren werkelijkheid, maar getoetst aan de ervaringen van betrokken huurders en onze partners met wie wij dagelijks samenwerken. Juist dat maakt de maatschappelijke visitatie voor ons extra waardevol. Want succesvol werken aan wonen kan een corporatie nooit alleen, dat doe je samen.

12 januari 2020, Jaap Huibers (bestuurder) & Rob Stevelmans (voorzitter RvC)

Datum rapport: 2-01-2020
Lees het rapport