Daar waar de corporatie zich als geheel voorbereidt op de visitatie, kan (ook) de RvC:

• kennis nemen van de methodiek van visitatie (Handleiding Methodiek Maatschappelijke Visitatie)
• eventueel visitatierapporten van reeds gevisiteerde corporaties lezen. Ze zijn beschikbaar via de website van SVWN.
• terugkijken op hetgeen is gebeurd met de uitkomsten (inclusief verbeterpunten) van de vorige visitatie. De visitatiecommissie zal dit ook doen.
• op basis van een inhoudelijke oriëntatie de verwachtingen ten aanzien van de visitatie binnen de RvC en met de bestuurder doorspreken. Onderwerp van gesprek kan zijn hoe en welke belanghebbenden van de corporatie worden geïnformeerd en betrokken. Besteed ook aandacht aan de timing van de visitatie in relatie tot andere activiteiten, zoals het opstellen van een ondernemingsplan.
• spreek vooraf af hoe de verantwoordelijkheden van bestuurder en RvC gedurende het visitatietraject vorm krijgen in taken en rollen.

Het verdient aanbeveling om als RvC:

• samen met de bestuurder te bespreken welke onderdelen van de visitatie extra aandacht mogen krijgen, welke extra vragen gesteld dienen te worden en of er meegedaan wordt aan een visitatie-experiment.
• samen met de bestuurder te bepalen wat criteria zijn waarop een bureau geselecteerd wordt. Aandachtspunten zijn o.a. de onafhankelijkheid van het visiterend bureau en de visitatoren ten opzichte van de corporatie – een harde eis waar ook het visiterende bureau op toeziet –, de samenstelling van de visitatiecommissie, de werkwijze en uiteraard praktische zaken als planning en de kosten.
• een of meer van de geaccrediteerde bureaus uit te nodigen om een plan van aanpak en offerte te presenteren. Bij die presentatie zijn RvC-vertegenwoordigers en de bestuurder aanwezig.
• samen met de bestuurder het bureau dat de visitatie uitvoert te kiezen.

De RvC kan hier betrokken zijn:

• door erop toe te zien dat de corporatie adequaat wordt gepositioneerd in de position paper en dat de juiste belanghebbenden goed geïnformeerd worden betrokken in de visitatie.
• door het gesprek met de visitatiecommissie aan te gaan over alle onderdelen van de visitatie. Het functioneren van het intern toezicht en de maatschappelijke oriëntatie van de RvC krijgt zeker aandacht. In hoofdstuk 11 van de handleiding van de visitatiemethodiek leest u waar de commissie op let.

De RvC bespreekt het (concept)eindrapport met de visitatiecommissie samen met het bestuur. Daarbij kunt u reageren op feitelijke onjuistheden of omissies, maar de commissie vormt zich een onafhankelijk oordeel.

Het bestuur en de RvC bepalen hun standpunt naar aanleiding van het visitatierapport en geven hun zienswijze weer in een bestuurlijke reactie/zienswijze, waarin zij aangeven hoe de corporatie de verbeterpunten ter hand neemt.

Hier is geen actie van de RvC aan de orde.

Deze stap biedt mogelijkheden tot grote betrokkenheid van de RvC: de RvC kan actief deelnemen aan het gesprek met belanghebbenden over de visitatie uitkomsten, de bestuurlijke reactie en de eigen maatschappelijke oriëntatie. Het is voor de RvC bij uitstek een gelegenheid om invulling te geven aan de eigen maatschappelijke verantwoording en legitimatie.

• de RvC kan afspraken maken met het bestuur over hoe de uitkomsten en de daaruit gedestilleerde verbeter- en/of aandachtspunten van de visitatie op te pakken. Zorg binnen de RvC voor momenten waarop de voortgang van verbeterpunten worden besproken.
• Bewaking van de opvolging van de verbeterpunten via de governanceagenda van de RvC. Rapporteer - bij voorbeeld in het jaarverslag - over de uitvoering van de vastgestelde verbeterpunten en het toezicht daarop.