Visitaties worden uitgevoerd door een visitatiecommissie. Deze wordt samengesteld door een van de visiterende bureaus die door SVWN zijn geaccrediteerd om visitaties te mogen uitvoeren. Om voor accreditatie in aanmerking te komen, moeten bureaus voldoen aan de criteria van onafhankelijkheid en kwaliteit zoals opgenomen in het Beoordelingskader accreditatie. Iedere vier jaar (of zo vaak als nodig is) onderzoekt de Accreditatiecommissie of een bureau (nog) aan de criteria voldoet. Bureaus zijn zelf verantwoordelijk voor (het onderhouden van) de kwaliteit van hun visitatoren. SVWN organiseert daarnaast tweemaal per jaar een masterclass voor visitatoren.

Een visitatie moet eens per vier jaar plaatsvinden. Het kan meerwaarde bieden om de visitatie te koppelen aan de cyclus van het ondernemingsplan, zodat de oogst van de visitatie mede input is voor het nieuwe ondernemingsplan. Dan is het goed te weten dat de visitatie uiterlijk na vier jaar moet plaatsvinden, maar dat het ook mogelijk is om deze – eenmalig – eerder uit te laten voeren om ‘in de pas te gaan lopen’. In uitzonderlijke gevallen kan er ook uitstel verkregen worden, maar dan moet u eerder denken aan een fusie of andere bijzondere omstandigheid.

Tot slot is het goed te weten dat de governance-inspectie van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) in beginsel twee jaar na iedere visitatie plaatsvindt, waarbij zij bovendien ‘risicogericht toezien’, mede op basis van de bevindingen in het visitatierapport.

Een visitatiecommissie bestaat uit minimaal drie leden, onder wie een voorzitter en een secretaris. Bij corporaties kleiner dan 1.000 vhe’s kan gewerkt worden met twee commissieleden. Het is van belang dat de visitatiecommissie op een zodanige wijze wordt samengesteld dat tijdens de visitatie een zinvolle discussie kan ontstaan. Zinvol in termen van gelijkwaardig, voldoende diepgaand met ruimte voor verantwoorden én leren.

De onafhankelijkheid van de leden van de visitatiecommissie is daarbij een noodzakelijke voorwaarde, evenals het elkaar (binnen de commissie) aanspreken op onbevangen oordelen. De commissieleden hebben geen persoonlijke noch zakelijke band (gehad) met de te visiteren corporatie in de afgelopen vier jaar en voeren in de twee jaar na afloop van de visitatie geen opdracht uit voor de betreffende corporatie. Hiertoe tekent elk commissielid een onafhankelijkheidverklaring die onderdeel uitmaakt van het visitatiedossier bij het bureau en wordt gepubliceerd in het visitatierapport.

Bij de samenstelling van de visitatiecommissie zijn de volgende deskundigheden (blijkend uit relevante ervaring en/of opleiding) vertegenwoordigd:

1. Visitatie- of auditdeskundigheid
2. Volkshuisvestelijke deskundigheid
3. Deskundigheid op het gebied van financiën
4. Deskundigheid op het gebied van governance.

Daarnaast beschikken alle leden van een visitatiecommissie over de algemene, voor alle visitatoren vereiste competenties, zoals geformuleerd in de SVWN Leidraad voor samenstelling en competenties voor visitatoren (zie www.visitaties.nl voor de meest actuele versie). Aan de voorzitter en de secretaris worden daarnaast nog aanvullende eisen gesteld.

De visitatiecommissie werkt op basis van de meest recente Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties. Voor alle onderdelen van de methodiek geldt dat de corporatie haar presteren en functioneren voor de visitatiecommissie aantoonbaar en beredeneerd moet kunnen verantwoorden. Dit geschiedt op basis van gesprekken en aan de hand van (management- en beleids-)documenten, verslagen van vergaderingen van bestuur en RvC en van bijeenkomsten met belanghebbenden, relevante omgevingsrapporten en/of de verwerking daarvan in eigen documenten.

Bij de gesprekken gaat het om ‘het goede gesprek’, over en weer, over de wederzijdse verwachten en wat daarin al goed gaat en beter kan. Een goed gesprek tussen commissie en belanghebbende geeft de ruimte om feedback te geven en te ontvangen, vergroot het wederzijdse inzicht en waardoor de relatie verbetert en versterkt.

Van belang is dat de visitatiecommissie veel aandacht geeft aan “het verhaal achter de cijfers en feiten”. Welke - onderbouwde - visie heeft de corporatie op haar huidige en toekomstige mogelijkheden in relatie tot haar maatschappelijke prestaties, welke keuzes worden daarin gemaakt en verantwoord? En hoe zorgt de corporatie dat de gemaakte keuzes, plannen en afspraken ook worden gerealiseerd en gemonitord. Met andere woorden, voldoet de corporatie niet alleen op papier aan de criteria maar handelt ze daar ook in de praktijk naar? En wordt, omgekeerd, de praktijk (en de daar gemaakte keuzes) ook verantwoord en vastgelegd? Daarbij moet het voor de lezer van het visitatierapport helder zijn hoe de visitatiecommissie tot haar oordeelsvorming is gekomen.

Van belang is verder dat de visitatiecommissie bij de start, gedurende en aan het einde van het visitatieproces reflectie organiseert. Dit gebeurt door de bestuurder bij de start van de visitatie een ‘position paper’ te laten schrijven. Deze wordt gedurende het visitatieproces getoetst in de gesprekken en aan de hand van de verstrekte informatie. Reflectie wordt ook bevorderd door het opstellen van een recensie waarin de visitatiecommissie haar integrale oordeel over de maatschappelijke prestaties en verwachtingen voor de toekomst uitspreekt. Daarbij legt de visitatiecommissie het accent op de sterke punten en de verbeterpunten van de corporatie. Tot slot maakt de bestuurlijke reactie, die bestuur en RvC na afloop van een visitatie moeten opstellen, de cirkel van reflectie rond.

Een belangrijk punt binnen de visitatie is het informeren en betrekken van belanghebbenden in het visitatieproces, van voorbereiding tot en met het bespreken van het visitatierapport. Het is immers een maatschappelijke visitatie.