De corporatie bereidt zich voor op de visitatie door:

• kennis te nemen van de methodiek van visitatie (zie www.visitaties.nl en o.a. via het netwerk Bestuurssecretarissen van Aedes zijn ervaringen beschikbaar)
• Als u benieuwd bent naar de visitatie van uw collega-corporaties, kijk dan eens op https://www.visitaties.nl/visitaties-vergelijken en https://www.visitaties.nl/best-practices.
• Lees rapporten door van vorige visitaties. U vindt ze hier: https://visitaties.nl/visitatierapporten
• het verzamelen van informatie over de door SVWN geaccrediteerde bureaus die visitaties mogen uitvoeren
• door huurders en andere stakeholders te informeren over het voornemen tot visitatie, opdat zij zich ook kunnen voorbereiden.

De corporatie vraagt offerte aan bij een of meer geaccrediteerde bureaus, waarna ze een keuze maakt. Het bureau meldt de visitatie bij SVWN.

De directeur-bestuurder stelt bij de start van de visitatie een ‘position paper’ op waarin hij/zij in maximaal drie pagina’s aangeeft:

• Waar de corporatie voor staat (missie/visie)
• Wat de corporatie wil bereiken (doelen)
• Waar de corporatie nu staat
• Welke maatschappelijke prestaties (velden, thema’s) niet zijn opgenomen in de prestatieafspraken, maar wel relevant zijn voor het maatschappelijk presteren van de corporatie en die de directeur-bestuurder wel door commissie en belanghebbenden beoordeeld wil zien
• Zijn/haar reflectie op:
  • het maatschappelijke functineren van de corporatie (wat kan beter, waar ben ik tevreden over?)
  • het functineren van de lokale driehoek (proces en inhoud prestatieafspraken)

De visitatiecommissie zal de corporatie bij de start van de visitatie vragen om:

• De benodige documenten benodigde documenten (zie hoofdstuk 13 van de methodiek).
• Het position paper. De visitatiecommissie gebruikt dit bij de beoordeling van de documenten en in de gesprekken.
• Een lijst met relevante belanghebbenden waarmee de visitatiecommissie gesprekken zal voeren.

De visitatiecommissie draagt zorg voor een goede uitvoering van het deel van de visitatie waar ze voor verantwoordelijk is. De visitatiecommissie voorziet tevens, in overleg met de corporatie, de belanghebbenden van relevante informatie ter voorbereiding op de gesprekken, waaronder een kort overzicht van de maatschappelijke prestaties in de afgelopen vier jaren.

Na het onderzoek stelt de commissie haar visitatierapport op, dat ze bespreekt met de corporatie. Zowel de bestuurder als de RvC krijgt daarbij de gelegenheid te reageren. SVWN beoordeelt (steekproefsgewijs) conceptrapporten. Het rapport moet binnen zes weken na het onderzoek gereed en vastgesteld zijn door bureau en corporatie.

Het bestuur en de RvC geven binnen 6 weken na vaststelling van het definitieve rapport hun zienswijze op het visitatierapport (de ‘bestuurlijke reactie’).

Als het rapport aangevuld is met de zienswijze en definitief is wordt het (binnen de onder 6. genoemde termijn van zes weken) gepubliceerd op de website van SVWN en van de corporatie. SVWN plaatst tevens, in overleg met de corporatie, een nieuwsbericht met de bijzonderheden van de visitatie op visitaties.nl. Daarnaast informeert SVWN de betreffende gemeente dat het rapport is verschenen.

Na publicatie moet de corporatie het rapport met (in elk geval) huurders en gemeente(n) bespreken. Dit kan leiden tot actiepunten en afspraken om zaken te verbeteren.

Aan de hand van het rapport en de opgedane inzichten gedurende het proces, zorgt de corporatie voor een continu proces van verbeteren van de maatschappelijke prestaties en het vergroten van de bijdrage aan maatschappelijke waarde.